Integritetspolicy                 2018-05-28

 

Parter och ansvar för behandlingen av dina personuppgifter

Malmö City Skaters 802470-0943 (nedan kallad klubben) är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter som sker inom ramen för klubbens verksamhet. Klubben har som ändamål att bedriva idrottslig verksamhet i enlighet med ”Idrottsrörelsens verksamhetsidé, vision och värdegrund”.

 

Villkor för medlemskap och deltagande på aktiviteter i Malmö City Skaters.

Som medlem i Malmö City Skaters och vid deltagande på klubbens aktiviteter godkänner du att Malmö City Skaters sparar och lagrar dina personuppgifter. Detta är nödvändigt för att klubben ska kunna vara verksam och anordna aktiviteter. Vid anmälan till olika aktiviteter kommer du behöva styrka att du har läst och tagit del av vår information kring Malmö City Skaters lagring av personuppgifter. Enligt dataskyddsförordningen behöver Malmö City Skaters informera dig som medlem och deltagare på aktiviteter om att vi lagrar dina personuppgifter.

Information om Malmö City Skaters rutiner kring lagring av personuppgifter vid medlemskap, aktiviteter och tävlingar.

• Varför/i vilket syfte lagrar vi personuppgifterKlubben behandlar även personuppgifter för att ansöka om bidrag från bland annat Riksidrottsförbundet via systemet IdrottOnline och Malmö Stad via systemet ApN.Vi använder informationen som lagras om vi behöver komma i kontakt med någon eller flera medlemmar i olika sammanhang. Till exempel på kontakt kan ske vid utskick av klubbinformation, förnyelse av medlemskap, kursinformation till kursdeltagare, olika inbjudningar och utskick av PM till aktiviteter och tävlingar och i samband med resor.Vid olika typer av möten sparas även vissa uppgifter i olika typer av dokument. Exempel på uppgifter som lagras i dokument kan vara protokoll och verksamhetsberättelsen från årsmöten.Malmö City Skaters lagrar personuppgifter i samband med våra olika aktiviteter, i medlemsregister och vid träning, evenemang samt tävlingar. Lagringen sker oftast i form av anmälningsformulär, tex i digitalt eller i fysisk form, som vanligtvis du fyller i. Det kan även ske när vi efterfrågar saknade uppgifter vid en aktivitet. När du lämnar personuppgifter till oss får du godkänna att vi lagrar uppgifterna. Personuppgifter lagras även vid bokningsförfrågningar för eventuell hallbokning och i vår mejl.
•  När lagrar vi personuppgifter
• Vissa av klubbmedlemmarnas deltagande på och resultat från tävlingar kan vi lägga upp vid vissa tillfällen på våran hemsida eller facebooksida, ibland tillsammans med en presentationstext och bild. Exempel när detta brukar ske är efter Berlin Maraton och vid deltagande evenemang och tävlingar.
• Dessa uppgifter lagrar vi delvis för att registrera medlemmarnas deltagande på klubbens olika aktiviteter. Lagring av personuppgifterna sker även för att klubben ska kunna söka olika typer av bidrag för de aktiviteter som vår ideella barn- och ungdomsförening har möjlighet att söka. I dessa ansökningar behöver Malmö City Skaters kunna redogöra för när och vilka som har deltagit på våra olika aktiviteter.
• I samband med Malmö City Skaters aktiviteter, tex kurser, tävlingar, prova-på, möten, evenemang, fixardagar osv, registreras vilka som varit närvarande. I de flesta fall fyller du själv i dina personuppgifter som vi efterfrågar via olika typer av anmälningsformulär. Insamlingen av personuppgifter kan även ske på andra sätt. De uppgifter som du lämnar eller som vi efterfrågar är de uppgifter som lagras. Vi lagrar även personuppgifter över vårt medlemsregister som finns hos Sportadmin för klubbens medlemmar. Klubben hanterar även personuppgifter i samband med ansökan omtävlingslicens till Svenska skridskoförbundet. Utöver behandlingen av personuppgifter vid licensansökningsprocessen behandlas personuppgifter vid varje tävlingstillfälle kopplat till licensens regelverk. Personuppgifterna behandlas vid anmälan till tävling, under pågående tävling och efter tävlingstillfället vid resultatrapportering.

• Vilka personuppgifter lagrar vi

De uppgifter som lagras är de som vi efterfrågar i anknytning till våra aktiviteter, evenemang, tävlingar eller registrering av medlemskap. Oftast fyller du själv i de uppgifter som vi behöver för vårt syfte av lagringen av personuppgifter (se ovan). Ibland noterar vi dina lämnade uppgifter i fysisk eller digital form. De uppgifter som vi samlar in är de uppgifter som vi lagrar.

• På vilket sätt lagrar vi personuppgifter & vilka har tillgång till den lagrade informationen

Vi lagrar vårt material i en molntjänst men även i fysisk pappersdokumentation. De lagrade uppgifterna nås endast av klubbens styrelse, instruktörer, tävlingsarrangörer, aktivitetsarrangörer och sektionsansvariga. Vid sökande av bidrag anges endast de uppgifter som krävs vid ansökan. Mottagaren av bidragsansökan får då även tillgång till de begränsade uppgifterna som gäller för aktuell ansökan. Uppgifter som inte behöver delges vid bidragsansökningar och lämnas till bidragsmottagaren används endast av klubbens styrelse, instruktörer, tävlingsarrangörer, aktivitetsarrangörer och sektionsansvariga för att kontrollera att kriterierna vid bidragsansökningarna ska vara uppfyllda. Tävlingsresultat rapporteras till de organisatörer som krävs för att resultatet ska registreras på rätt sätt. Sparande av tävlingsresultat sker även i klubben och används som referens vid oklarheter eller felaktiga uppgifter i resultatregistreringen. Vi lämnar inte någon information vidare till tredje part utöver det som angivits här ovan, utan använder endast all information inom den egna verksamheten.

Ändamål med behandling	System	Laglig grund
Hantering av medlemskap iföreningen	Sportadmin	Avtal
Föreningsadministration	Sportadmin	Avtal
Deltagande i föreningens träningsverksamhet	Sportadmin, ApN, IdrottOnline	Avtal
Deltagande i föreningens tävlingsverksamhet	Sportadmin, Sveriges skridskoförbund	Avtal
Ansökan om bidrag	ApN, IdrottOnline	Avtal
Sammanställning av statistik och uppföljning		Rättslig förpliktelse
Utbildningar arrangerade av föreningen och förbund	Sportadmin, IdrottOnline	Allmänt intresse vid statsbidragsfinansierad utbildning, annars samtycke
Kontakt med föreningen		Intresseavvägning
Besök på vår hemsida	Wordpress	Intresseavvägning
Publicering av material på hemsida och sociala medier		Intresseavvägning och ibland samtycke

 

• Fotografering

 Vi kommer alltid att fråga om samtycke för att ta foton i samband med våra olika aktiviter. Vi kommer även berätta för deltagarna om i vilket syfte bilden kommer att användas. I alla bilder vi tar, kommer inga personuppgifter att förekomma utan informationen kommer vara generell. Om vi skulle behöva namnge någon person så kommer vi först fråga den aktuella peronen om lov. Genom att godkänna denna text så samtycker du till fotografering i denna beskrivna text.

• Hur länge lagrar vi personuppgifter
• Vi är framför allt styrda av regler kring bidragsansökning och genomförande av officiella tävlingar vad gäller tiden vi lagrar uppgifterna. Vi behöver spara uppgifter som vi har lagrat i 5år. Vid bidragsansökningar kan dessa uppgifter behövas för att i efterhand ska kunna kontrolleras för dess äkthet. Dokumentation och resultat från officiella tävlingar anordnade av klubben måste vi spara i 10 år för eventuell kontroll.

Vilka rättigheter har du?

Du som registrerad i klubben har flera rättigheter som du bör känna till. Du har rätt att få ett registerutdrag avseende klubbens behandling av dina personuppgifter. Klubben ska vid begäran av registerutdrag förse dig med en kopia av de personuppgifter som är under behandling. Du har rätt att få dina personuppgifter korrigerade om de är felaktiga, ofullständiga eller missvisande och rätt att begränsa behandlingen av personuppgifterna tills de blir ändrade.

Du har under vissa omständigheter rätt att bli raderad:

• Om uppgifterna inte längre behövs för de ändamål som de samlades in för
• Om behandlingen grundar sig på den enskildes samtycke och du återkallar samtycket
• Om behandlingen sker för direktmarknadsföring och du motsätter sig att uppgifterna behandlas
• Om du motsätter sig personuppgiftsbehandling som sker inom ramen för myndighetsutövning eller efter en intresseavvägning och det inte finns berättigade skäl som väger tyngre än dina intressen
• Om personuppgifterna har behandlats olagligt Om radering krävs för att uppfylla en rättslig skyldighet
• Om personuppgifterna avser barn och har samlats in i samband med att barnet skapar en profil i ett socialt nätverk

Du har också rätt att dra in ett samtycke, motsätta dig automatiskt beslutsfattande, profilering och invända mot direktmarknadsföring.Du kan när som helst utöva dina rättigheter genom att begära tillgång till och rättelse eller radering av personuppgifter, begära begränsning av behandling eller invända mot behandling. Kontakta malmoskaters@gmail.com för att utöva dina rättigheter. Vidare har du rätt att inge ett klagomål avseende klubbens behandling av personuppgifter till Datainspektionen, besök www.datainspektionen.se.

• Revidering av denna text
• Vid olika förändringar som rör och påverkar Malmö City Skaters och klubbens verksamhet kan denna text behövas revideras. Klubben och dess verksamhet påverkas tex av lagar, stadgar, regler och beslut. När förändringar sker som medför att Malmö City Skaters behöver anpassa klubbens hanterande och rutiner kring lagring av personuppgifter kan även denna text behöva viss revidering. Om revidering av denna text behöver göras meddelas detta i anknytning till texten.

 

• Vi har utgått från Riksidrottsförbundets antagna och godkända ”Uppförandekod för Idrottsrörelsen” (www.rf.se/Personuppgifter) när vi har säkerställt att klubben uppfyller de krav som ställs i GDPR. 

Malmö City Skaters